企業説明、書類選考、面接などの連絡に必ず電話、メール、手紙などでのコミュニケーションが必要となります。そのすべてのコミュニケーションツールは、顔が見えないために誤解を生じやすいツールです。言葉遣いを間違えたために印象を悪くしてしまったり、書き方を間違えたために伝えたいことが正確に伝わらなかったりしてしまいます。企業とやり取りをする際の言葉遣いを含めたマナーを身に着け、失敗しないコミュニケーションをとりましょう。
電話でのやりとり
企業からの電話は突然かかってくることが多く、身構える暇がなく対応することになります。またこちらからかける場合にもいつでも良いというわけではなく、相手の時間的都合を考える必要があります。受ける場合とかける場合の注意点を念頭に置き電話でのやり取りに臨みましょう。
電話をかける時間帯に注意しよう
電話をかける以前の話になりますが、電話をかける時間帯にも気づかいが必要です。企業側が時間帯を指定していなければ、一般的に企業が慌ただしい休祝日明けの午前中、昼食・休憩時間となる12時から14時頃、企業が営業を終える就業時刻以降、土日祝日等、企業の休業日は避けましょう。
通話場所に気をつけましょう
周りが騒がしい場所だと集中して会話をすることが困難になります。静かで通話に支障のないかつ、メモを取ることもありますので、メモをとれる場所を選びましょう。
用意するもの
就活をはじめる段階から用意しておくことが望ましいですが、すぐに取り出せるようにメモ帳と筆記用具、スケジュールを確認できるものを準備しておきましょう。スマートフォンアプリは電話になれていない人が緊張している状態でスムーズに扱う事が難しいとものだと考えましょう。
自分が誰なのかを必ず先に
電話をかける場合、まずは「○○大学○○学部○年生 ○○と申しますが」と自分が誰なのかを名乗りましょう。折り返す場合に「さっき着信があったんですけど」や、第一声に「〇〇さんいますか？」などは絶対にやめましょう。企業は採用担当者の直通電話番号ではなく代表電話番号や企業サイトにも記載されていない番号から掛かってくる場合もあります。見覚えがなく企業である可能性が高い場合は、「はい、〇〇です」と苗字を名乗ることをお勧めします。
担当につないでもらい再度名乗る
名乗りが終わった後に「人事担当の〇〇様をお願いできますでしょうか」と担当者につないでもらいましょう。最初に電話に出た人が担当等は限りませんし、仮に本人であったとしても確認として使用しましょう。また間違っても担当者を「さん」付けで呼ばないようにしましょう。担当者に繋がったら、すぐに本題に入らず、再度「○○大学○○学部○年生 ○○と申しますが」と自分が誰なのかを名乗りましょう。
電話を切るとき
電話の切り際で「はい、はい、はい...」と尻すぼみで切ってしまう事や、突然切られた感覚を持たせてしまう切り方はやめましょう。要件が終わったら、「お忙しいところありがとうございました、では失礼いたします。」といった挨拶を添えて切るようにしましょう。
想定していなかった事態がないように
急に電波状況が悪くなり切れてしまったり、担当者が不在で話が進まなかったり、相手が話や人を勘違いしていたりと電話には想定していない事態が発生することがあります。様々なパターンを想定し慌てず対応できるように練習をしておきましょう。
