企業説明、書類選考、面接などの連絡に必ず電話、メール、手紙などでのコミュニケーションが必要となります。そのすべてのコミュニケーションツールは、顔が見えないために誤解を生じやすいツールです。言葉遣いを間違えたために印象を悪くしてしまったり、書き方を間違えたために伝えたいことが正確に伝わらなかったりしてしまいます。企業とやり取りをする際の言葉遣いを含めたマナーを身に着け、失敗しないコミュニケーションをとりましょう。

メールの良さは記録が残ること、また時間の制約を受けづらいことにあります。その場で対応を強いられる電話とは違い考える時間、文章を打つ時間、読み返す時間に余裕があります。ただ、皆さん経験があるように文字にすると気持ちや言いたい事がうまく伝わらない場合があります。メールのやり取りをする際のマナーと言い回しを覚え、失敗しないメールのやり取りを行いましょう。また、メールアドレスにも気を使いましょう。奇抜なアドレスは避け自分の名前や生年月日を軸にしたアドレスを用いましょう。アドレスは就活用にgmail等で新たに作成することをお勧めします。

メールを入力する際に、まず件名から始めましょう。何度もやり取りを行う場合は、自分の件名、相手からの件名を消さずに、先頭部分に付け足すように件名を入力しましょう。件名は「面接に関しまして」のようにわかりやすく簡潔に入力しましょう。

メールの本文を書きだす前に、宛先を必ず記載しましょう。宛先は企業名・部署名・担当者名の順に改行を入れて記載することが通常です。企業名、部署名には敬称をつけず、担当者名には「○○様」と敬称をつけましょう。また役職がある場合に「○○部長様」という役職+敬称はNGになりますので、「○○○部 部長 ○○様」と役職を担当者名の前に記載しましょう。

本文の書き出しには簡単な挨拶を記載しましょう。基本は「お世話になっております。」となりますが、初回に送信する場合は「お世話になります。」と書き出すことが通常です。挨拶の一文のあと、自分が誰なのかを名乗りましょう。基本的は「○○大学　○○学部　○○と申します。」という形になります。この形は全てのメールで変わらず記載する形になります。

内容を記載した後に締めくくりとなりますが、締めの言葉を必ず用意しておきましょう。一般的には「ご多忙のところ恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」で締めくくります。ただ、締めくくりで終わりではありません。締めくくった後に、適度な改行と仕切りを入れ、名前・住所・電話番号・メールアドレスを必ず記載しましょう。仕切りは「-------」や「＝＝＝＝＝＝」などのシンプルなものにしましょう。また先方からのメールに返信する場合に、それまでのやり取りの内容が残る場合がありますが、過去のやり取りは全て残したままで問題ありません。