企業説明、書類選考、面接などの連絡に必ず電話、メール、手紙などでのコミュニケーションが必要となります。そのすべてのコミュニケーションツールは、顔が見えないために誤解を生じやすいツールです。言葉遣いを間違えたために印象を悪くしてしまったり、書き方を間違えたために伝えたいことが正確に伝わらなかったりしてしまいます。企業とやり取りをする際の言葉遣いを含めたマナーを身に着け、失敗しないコミュニケーションをとりましょう。

会社訪問の御礼、説明会への返事、履歴書の添え状、内定の御礼と手紙を送るタイミングは就活の内容によってそれぞれです。通常は複数の会社に対しての就活を行っていると思いますので、全てに対して内容を変えた手紙を作成することは、余程時間に余裕がない限り現実的ではありません。内定の御礼や履歴書の必須と言っていいほど同封する添え状は、ある程度テンプレート化して運用する方が良いでしょう。その他に関しては、志望の度合いにより出す、出さないを決めましょう。

誰に対して伝えたいのかを明確にするために、手紙には必ずわかる限りの宛て名を入れましょう。宛て名の「御中」と「様」の付ける位置に注意しましょう。

〇　△△△株式会社　□□部 御中　部長 ◇◇様宛
×　△△△株式会社　□□部 御中　◇◇部長様宛
×　△△△株式会社 御中　□□ 部長 ◇◇様宛

順番としては、作成日、宛て名、自分の学部や専攻を含めた大学名、氏名、住所、連絡先を改行をいれつつ記載します。その後にタイトル、本文と続きます。同封書がある場合は、本文の後に「記」と記載し箇条書きで同封書名を記載しましょう。最下段には「以上」と記載します。

本文は必ず「拝啓」ではじめ「敬具」でおわり、拝啓の後には「時節の挨拶」を入れましょう。文章は謙譲語をベースに組み立てることが通常です。また本文の序盤、終盤のいずれかに「ご多忙中のところ...」、「ご多忙にもかかわらず..」などの相手を気遣う文章を入れましょう。

履歴書を送付する場合はA４用紙を折り曲げず入れることのできる、角A4封筒もしくは角２封筒を選びましょう。白紙封筒でも茶封筒のどちらでも問題ありません。また、薄い色であれば青、緑、黄なども色がついていても問題ありません。返信や御礼など3つ折りにしても問題ないものは縦長の洋長3封筒でも問題ありません。履歴書やエントリーシートを送付する際は相手方でその他の郵便物に紛れないように、表面の左下部に赤文字で「履歴書在中」や「応募書類在中」と記載しましょう。